KI & Automatisierung für Handwerk und Hausverwaltungen
Weniger Büro. Mehr Zeit. Mehr Umsatz.
Prozesshebel findet die Abläufe in Ihrem Betrieb, die am meisten Zeit kosten – und automatisiert sie mit KI. Damit Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich Geld verdient.
Kostenlos & unverbindlich DSGVO-konform · Deutsche Server Erste Ergebnisse in 3 Wochen
10+h
weniger Büroarbeit pro Woche
80%
weniger manuelle Routineaufgaben
3 Wo.
bis zur ersten Automatisierung
Das Problem
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Handwerksbetriebe und Hausverwaltungen kämpfen täglich mit denselben Problemen – und verlieren dabei bares Geld.
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Anfragen gehen verloren
Anfragen kommen per Telefon, E-Mail, WhatsApp, Website und Portal. Niemand hat den Überblick. Potenzielle Aufträge verschwinden – und Sie merken es nicht einmal.
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Vom Aufmaß zum Steuerberater: reines Chaos
Aufmaße auf Papier, Angebote in Word, Rechnungen in Excel, Belege per Post zum Steuerberater. Die komplette Kette ist ein einziger Medienbruch – und kostet Sie Stunden pro Tag.
⏰
Der Chef sitzt abends im Büro
Angebote schreiben, Subunternehmer koordinieren, Rechnungen prüfen. Die eigentliche Arbeit bleibt liegen, weil Verwaltung alles auffrisst.
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„Wann kommen Sie endlich?"
Mieter, Eigentümer und Kunden rufen ständig an, um den Status zu erfragen. Ihr Büro verbringt Stunden pro Woche mit Rückfragen, die sich komplett vermeiden ließen.
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Nebenkostenabrechnung frisst Wochen
Verbrauchsdaten sammeln, Verteilerschlüssel berechnen, Belege zuordnen – für jedes Objekt aufs Neue. Ein Kraftakt, der jedes Jahr wiederkehrt und den niemand gerne macht.
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Umsatz bleibt auf der Strecke
Angebote gehen zu spät raus, Nachfass-Termine werden vergessen, Bewertungen nicht eingeholt. Jeder vergessene Touchpoint kostet Sie bares Geld.
Wir kennen die spezifischen Herausforderungen Ihrer Branche – und haben die passenden Lösungen.
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Anfragen-Zentrale
Alle Anfragen – Website, Mail, WhatsApp, Telefon – landen automatisch in einem System. Jede wird bestätigt, priorisiert und dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen.
✓ Keine Anfrage geht mehr verloren
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KI-Angebotserstellung
Aus Aufmaß-Fotos, Sprachnotizen oder Stichpunkten generiert KI einen fertigen Angebotstext mit Positionen und Preisen. Der Meister prüft und gibt frei.
✓ 15 Minuten statt 2 Stunden pro Angebot
📅
Termin- & Subunternehmer-Koordination
Automatische Terminbestätigungen, Erinnerungen 24h vorher, Abstimmung mit Subunternehmern – alles ohne manuelles Telefon-Pingpong.
✓ 5+ Stunden weniger Telefonzeit pro Woche
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Material- & Zeiterfassung → Nachkalkulation
Baustellenzeiten und Materialverbräuche werden digital erfasst und fließen automatisch in die Nachkalkulation. Sie sehen sofort, welche Aufträge profitabel waren.
✓ Echte Kontrolle über Ihre Margen
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Rechnung → Buchführung → Steuerberater
Auftrag fertig? Rechnung wird automatisch erstellt, versendet und verbucht. Zahlungserinnerungen laufen automatisch. Belege gehen digital an Ihren Steuerberater.
✓ Schluss mit Belegchaos und späten Zahlungen
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Bewertungs-Autopilot
Nach jedem Auftrag wird automatisch eine freundliche Google-Bewertungsanfrage versendet – mit Erinnerung nach 5 Tagen für mehr Sichtbarkeit bei Neukunden.
✓ Konstant neue 5-Sterne-Bewertungen
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Nebenkostenabrechnung
Verbrauchsdaten automatisch erfassen, Verteilerschlüssel berechnen, Belege zuordnen. Die jährliche Mammutaufgabe wird zum strukturierten Prozess – mit Prüfprotokoll.
✓ Bis zu 70% weniger manueller Aufwand
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Laufende Buchführung
Mieteinnahmen verbuchen, Handwerkerrechnungen dem richtigen Objekt zuordnen, Eigentümerabrechnungen erstellen – automatisiert und revisionssicher.
✓ Buchhaltung, die sich fast von selbst erledigt
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Mieteranfragen-System
Anfragen werden automatisch erfasst, kategorisiert (Schaden, Frage, Beschwerde) und an die richtige Person geroutet – mit Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten.
✓ Kein E-Mail-Chaos, nichts geht unter
🔧
Schadensmeldung → Reparatur
Mieter meldet Schaden per Formular mit Foto. System ordnet den Handwerker zu, holt Angebot ein, informiert Eigentümer und Mieter – automatisch.
Kein monatelanges IT-Projekt. Kein Systemwechsel. Wir machen das – Sie genießen die Ergebnisse.
01
Prozessanalyse
Wir schauen uns Ihre Abläufe an und identifizieren die drei größten Zeitfresser. Sie bekommen ein klares Dokument: was sich lohnt, was es bringt – in Euro und Stunden.
1–2 Wochen
02
Umsetzung
Wir bauen die Automatisierungen und integrieren sie in Ihre bestehenden Tools – ob Lexware, DATEV, Excel oder Ihr Branchenprogramm. Kein Systemwechsel nötig.
2–4 Wochen
03
Optimierung & Betreuung
Die Systeme laufen. Wir optimieren laufend und identifizieren neue Hebel. Sie haben einen Partner, der mitdenkt – nicht einen Berater, der nach dem Projekt verschwindet.
Kein IT-Berater. Ein Unternehmer, der Ihre Probleme kennt.
Patrick Höppener
Gründer von Prozesshebel
Seit 2008 bin ich als Unternehmer in der Immobilienbranche tätig – als Makler für Wohnungen, Häuser und Mehrfamilienhäuser bis hin zu Transaktionen für Family Offices. In über 18 Jahren habe ich eines gelernt: Der Unterschied zwischen erfolgreichen und kämpfenden Unternehmen sind nicht bessere Produkte – es sind bessere Prozesse.
Heute kombiniere ich dieses tiefe Verständnis für Geschäftsabläufe mit modernster KI- und Automatisierungstechnologie. Ich bin kein Programmierer, der Ihnen ein Tool verkauft. Ich bin ein Unternehmer, der Ihre Probleme versteht – und sie löst.
Mein Versprechen: Ich setze nichts ein, das ich nicht selbst täglich nutze. Und ich empfehle nichts, das sich nicht in Euro und Stunden messen lässt.
Nein. Wir bauen auf Ihren bestehenden Tools auf – ob Outlook, Google, Excel, Lexware, DATEV oder Ihr Branchenprogramm. Nichts wird ersetzt. Alles wird verbunden und intelligent erweitert.
Wie schnell sehe ich Ergebnisse?
Die Prozessanalyse dauert 1–2 Wochen. Die ersten Automatisierungen laufen nach 2–3 Wochen. Viele Kunden spüren die Entlastung bereits in der ersten Woche nach der Umsetzung.
Ist das auch für kleine Betriebe sinnvoll?
Gerade für kleine Betriebe mit 5–30 Mitarbeitern. Je weniger Personal, desto wertvoller ist jede eingesparte Stunde. Die meisten Lösungen amortisieren sich bereits im ersten Monat.
Können Nebenkostenabrechnungen wirklich automatisiert werden?
Ja. Wir automatisieren Datenerfassung, Verteilerschlüssel-Berechnung und Belegzuordnung. Der manuelle Aufwand sinkt um bis zu 70%. Die finale Prüfung bleibt bei Ihnen – aber die komplette Vorarbeit erledigt das System.
Müssen meine Mitarbeiter geschult werden?
In den meisten Fällen nicht. Die Automatisierungen laufen im Hintergrund – in den Tools, die Ihr Team bereits kennt. Bei Bedarf übernehmen wir eine kurze Einweisung.
Was ist mit Datenschutz und DSGVO?
Alle Lösungen laufen DSGVO-konform auf deutschen bzw. europäischen Servern. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Auf Wunsch hosten wir Systeme direkt auf Ihrem eigenen Server.
Was kostet das?
Abhängig vom Umfang. Das Erstgespräch ist immer kostenlos. Danach gibt es ein transparentes Angebot – ohne versteckte Kosten, ohne Abo-Falle.
Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
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1. Datenschutz auf einen Blick
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
2. Verantwortlicher
Patrick Höppener Am Kliepesch 11 50859 Köln Telefon: +49 176 32478950 E-Mail: start@prozesshebel.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
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Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, z.B. durch Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.
Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.
4. Hosting
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Der Einsatz des Hosters erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
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Datenschutz Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
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6. Ihre Rechte
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Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
7. Server-Log-Dateien
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Verwendetes Betriebssystem
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9. Terminbuchung (Calendly)
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